Tietosuojaseloste
Roihuvuoren Lämpö Oy
Tietosuojaperiaatteet asiakkuuksien hoidossa
Yleistä
Isännöinti- ja kiinteistöpalveluyrityksemme toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin liittyviä henkilötietoa. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Tietojen käsittelyn peruste
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöinti- ja kiinteistöpalveluyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöinti- ja kiinteistöpalveluyrityksen ja taloyhtiön etua.
Rekisterit ja käytettävät tietojärjestelmät
Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä
Osakeluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista
- Lakisääteiset tiedot kuten omistajan nimi ja postiosoite, syntymäaika sekä muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi
Kunnossapito- ja muutostyörekisteri
osakkaan nimi ja postiosoite
- sähköpostisoite
- puhelinnumero
- yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot,
- urakoitsijan ja muiden mahdollisten osapuolten nimet ja yhteystiedot
Asukasrekisteri
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- syntymäaika
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisään- ja poismuuttoajankohdat
- vikailmoituksissa ilmoittajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
- isännöitsijäntodistus ja lainaosuuslaskelmatilaustieto laskutusta varten
Autopaikkarekisteri
sukunimi, etunimi,
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
Pesutupa-, saunavuoro- ja muut vastaavat rekisterit
sukunimi, etunimi,
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
Hallitusten, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien henkilö- ja yhteystiedot
sukunimi, etunimi,
- sähköpostiosoite
- osoite
- puhelin
- tehtävänimike / rooli
Siivoojien ja huoltomiesten sekä talonmiesten henkilö- ja yhteystiedot
Avainhallintarekisterit
Vastike- ja vuokrareskontra
Tämän lisäksi yritys ylläpitää rekisteristerinpitäjänä asiakasrekisteriä asiakkuuksistaan.
Käytämme tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ohella pääasiassa Tampuuri -taloushallinto- ja kiinteistönhallintajärjestelmää.
Tietojen kerääminen
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä tai myöhemmin taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse, varauslistojen kautta tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä.
Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) voi kertyä internetsivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Internet-sivujen sähköisten palveluuiden kautta voi tehdä erilaisia ilmoituksia tai tilata dokumentteja kuten isännöitsijäntodistuksen tai todistuksen asumisesta.
Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tarvittaessa tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö/kiinteistöyhtiö on yrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön ja yrityksemme käyttämille palveluntarjoajille, kuten teknisille asiantuntijoille tai perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön. Tietoja siirretään ja tallennetaan yrityksen käyttämien palveluntuottajien tietojärjestelmiin. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU-alueen ulkopuolelle.
Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet
Yrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietoturvaohje. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan yrityksen omat työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan.
Tietojen sijainti
Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajien palvelimilla, toimiston omilla palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla. Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme, jonne ei pääse ilman, että joku henkilökuntaan kuuluva ottaa vastaan. Asiakkaiden asiakirja-aineistoja voi sijata sijaitsee myös asiakkaiden omissa tiloissa ja vastuulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis- rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä Aki-Pekka Hietaseen. Sähköpostiosoitteet ovat muotoa Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..